Diretrizes de planejamento e organização de missões internacionais empresariais e diplomáticas

O planejamento e organização de missões internacionais devem ser planejadas e conduzidas com base nos seguintes critérios:

  • Assessoria completa de especialista em Relações Internacionais
  • Missões conduzidas com base na Convenção de Viena de 1961 sobre as Relações Diplomáticas;
  • Objetivos baseados nos interesses dos membros delegados das missões;
  • Realização de breve estudo de mercado, visando identificar os melhores setores e cidades no país destino ou país de recrutamento para realização das missões;
  • Proposta de agenda e itinerários que incluem recepções, reuniões de negócios, visitas técnicas e sugestões para breve turismo local no país destino;
  • Relações institucionais no país destino e no Brasil nos assuntos inerentes ao planejamento, organização e atração de apoio para as missões;
  • Elaboração de lista de contatos de organizações privadas e governamentais relacionadas às indústrias foco das missões;
  • Elaboração de documentos, catálogos informativos e folhetos de instruções para os delegados das missões;
  • Elaboração e publicação de notas de imprensa, direcionada ao recrutamento de delegados do mercado foco no Brasil e divulgação da missão no país destino;
  • Organização de suporte logístico no país destino;
  • Documentação fotográfica durante as missões (no caso de suporte em campo, ou através de contratação de fotógrafo profissional no país destino);
  • Organização de reservas de vôos e acomodações, quando necessário, em parceria com agências de viagens;
  • Elaboração de relatórios detalhados com orçamentos e prestação de contas.

Dos prazos

Os prazos podem variar de acordo com o tamanho das delegações e da complexidade da missão. Geralmente, grupos maiores requerem maior antecedência. Normalmente, os seguintes prazos devem ser aplicados:

  • Recomendamos seis (6) meses ou mais para a elaboração e execução do planejamento de programação, logística e agendamento de encontros da missão;
  • Preparativos de vistos e reservas de viagens e acomodações devem ser providenciados com dois (2) meses de antecedência para evitar maiores transtornos durante as missões;
  • Com início em dois (2) meses antes das missões, encontros semanais devem ser realizados entre os principais organizadores para revisão dos preparativos logísticos e demais assuntos relativos à agenda das missões;
  • Deverão ser providenciados com seis (6) semanas de antecedência, os perfis completos dos membros delegados das missões, incluindo informações sobre os objetivos de negócios, para auxílio durante a busca por contatos e agendamento de encontros de negócios no país destino das missões;
  • Os pagamentos deverão ser encaminhados ao nosso escritório seis (6) semanas antes da missão, para que possam ser realizadas as devidas confirmações de reservas e demais preparativos necessários no país destino das missões;
  • Ao término das missões, serão realizadas entrevistas com os membros delegados para avaliar o nível de satisfação, identificar resultados imediatos alcançados ou expectativas de realização de negócios de médio a longo prazo, em virtude dos encontros realizados durante as missões.
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